Что такое Excel и как им пользоваться? Такой ответ как: «Это табличный редактор», ничего не проясняет. Зачем это нужно, ведь и в привычном для нас Ворде можно создавать и редактировать любые таблицы. Но на самом деле количество функций, которые может выполнять Excel сопоставимо с Word, а может быть и больше.
Таблицы Excel
Рабочее поле Excel представляет собой сетку со множеством клеток (ячеек) образующих горизонтальные и вертикальные ряды. Заполняют эти клеточки с клавиатуры, причем, в каждую ячейку можно ввести как текст, так и число, превышающее по размерам видимый размер ячейки.
Все данные, введенные в таблицы можно отсортировать и вывести на экран только определенные строки. Для этого во вкладке Главная есть кнопка сортировка и фильтр, нажатие на которую дает возможность отсортировать порядок расположения данных в таблице по любому параметру, например по возрастанию или убыванию значения или по алфавиту.
Фильтр удобен, когда требуются только определенные данные, скажем, нам требуются данные по учебникам, выпущенным только в 2011 году. Устанавливаем в нужной колонке фильтр и выделяем год 2011, Excel демонстрирует нам все книги выпущенные только в 2011 году.
В Excel можно связать зависимостями отдельные ячейки или даже целые столбцы и строки таблиц. Для этого нужно выделить ячейку, куда требуется вставить результат вычислений и ввести нужную формулу. В дальнейшем чтобы получить результат по другим данным можно просто заменить данные, а формула останется, и результат будет рассчитан по новым данным
Если, например, в таблице в горизонтальных рядах даны данные, а в ячейках последнего столбца нужен результат, то формулу нужно ввести только один раз, а затем, подцепив правый нижний угол ячейки «растянуть» ее на весь столбец. То есть, в каждой отдельной ячейке формулу вводить не требуется. Это же можно сделать и в горизонтальных рядах.
В возможности создания различных списков Excel не уступает даже программе Word, а некоторые инструменты работы с ними здесь значительно удобнее.
Диаграммы Excel
Кроме составления таблиц и расчетов по ним в Excel можно составлять и диаграммы по тем же табличным данным или отдельным рядам и столбцам. Excel предлагает множество различных типов диаграмм.
Для того чтобы по имеющимся в таблице данным построить диаграмму нужно выделить нужную область ячеек и на вкладке Вставка, в разделе диаграммы выбрать из предложенных программой диаграмм понравившуюся и кликнуть по ней левой кнопкой мыши. Excel тут же построит диаграмму, отображающую данные нашей таблицы. А если мы захотим внести изменения в диаграмму, то требуется только изменить значения в ячейках таблицы и нажать Enter. Изменения сейчас же отобразятся на диаграмме.
Можно изменять и тип диаграммы здесь же. Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мыши в область диаграммы, вызвав тем самым появление контекстного меню. В этом меню нужно выбрать «Изменить тип диаграммы». Контекстное меню предлагает и другие манипуляции, которые можно произвести с диаграммой.
Если внимательно посмотреть на экран монитора, то в нижней части окна Excel можно увидеть Лист 1, Лист 2, Лист 3, при нажатии на которые компьютер открывает перед нами новые поля Excel. На новом листе можно построить новую таблицу и диаграмму. Вся совокупность листов образует книгу. Все листы книги взаимосвязаны, данные одного листа могут быть использованы для вычислений на другом, на третьем могут располагаться диаграммы и т.д.
Таким образом, Excel отличается от текстового редактора тем, что здесь с большими массивами данных можно производить практически любые вычисления, создавать зависимости между таблицами и рядами. При этом интерфейс приложения схож с другими офисными программами. Программа также позволяет все данные отображать в графическом виде (в виде диаграмм).